Hướng Dẫn Sử Dụng Asana Để Quản Lý Công Việc, Hướng Dẫn Quản Lý Công Việc Với Asana

Bạn đã biết gì về phần mềm quản lý công việc Asana? Liệu đó có phải một công cụ phù hợp với doanh nghiệp bạn?

sentory.vn sentory.vn– Trong kỷ nguyên số, việc ứng dụng công nghệ vào doanh nghiệp ngày càng được ưu tiên, đặc biệt là các phần mềm / ứng dụng sử dụng nền tảng e-managementhỗ trợ thực hiện dự án. Trong số đó, Asana là một công cụ khá thú vị và tiện ích giúp người dùng có thể làm việc theo nhóm mà không cần thông qua email.

Đang xem: Hướng dẫn sử dụng asana

Asana là gì? Asana giúpgiải quyết bài toán nào trong doanh nghiệp?

Asana là phần mềmquản lýcông việc vàdự án trực tuyến, giúp người dùng sắp xếp các công việc hiệu quả, thông minh hơn,đặc biệt hữu ích trong việc phân công của hoạt động làm việc nhóm.

Ban đầu, Asana được Dustin Moskovitz – giám đốc kỹ thuật của Facebook – tạo ra và sử dụng với tư cách một ứng dụng web giúp mọi người ở mỗi nhómcó thể tự nắm bắt công việc, đồng thời biết được đồng nghiệpđã làm được tới đâu, những vấn đề nào đang nảy sinh để cùng nhau phân công giải quyết.

Đầu năm 2011, Asana được cải tiến thànhứng dụng công nghệ dành choquản lý dự án và đến năm 2012 chính thức ra mắt phiên bản thương mại dành cho doanh nghiệp. Sau đó, phần mềm Asanađược đưa vào các thiết bị di động thuộc hệ điều hành iOS với từng nhóm 15 ngườirồi dần dầntương thíchvớinền tảng Android.

Kể từ đó tới nay, Asana đã tự chứng minh tiện ích và tính ứng dụng cao của một giải phápquản lý công việc. Rất nhiều các công ty và tập đoàn lớn đã đưa Asana vào làm công cụ trợ giúp cho các dự án, điển hình là Airbnb và Foursquare.

*

Asana đã phát triển ứng dụng chạy trên hệ điều hành Android và iOS

Hướng dẫn sử dụng app asana

Để bắt đầu với chương trình Asana, bạn hãy truy cập vào trang asana.com để tạo tài khoản theo 2 cách: sử dụng tài khoản Google hoặc sử dụng tài khoản công ty. Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra với đường link xác nhận tài khoản. Bạn chỉ cần click vào link đó để hoàn thiện hơn bản profile của mình và sẵn sàng sử dụng những tiện ích vượt trội nhất của Asana.

Sau khi khởi động chương trình, giao diện Asana sẽ hiện ra với 3 mảng chính:

Mảng bên trái sẽ giúp cho bạn cái nhìn tổng quan không gian làm việc cùng với những thông tin khái quát nhất về dự án của bạn (ở thẻ “Project”). Mỗi lần chạy ứng dụng, bạn chỉ có thể truy cập vào một không gian làm việc nhất định mà Asana sẽ chọn giúp. Đây đồng thời cũng là góc mà bạn thực hiện những thao tác liên quan đến việc quản lý dự án như: thêm thành viên mới cùng thực hiện dự án, tạo một dự án mới, tạo group thực hiện dự án và quản lý việc đánh dấu (“tag”) với người khác. Tên của các dự án khác cũng sẽ được hiện ra ở cuối mảng này giúp bạn dễ dàng tìm thấy dự án mà mình đang thực hiện. Khác với việc thực hiện dự án theo phong cách truyền thống, chỉ cần một cú click chuột là bạn đã có thể mở ra một “phòng dự án” riêng biệt.

Nếu như mảng bên trái cung cấp những thông tin khái quát về dự án thì mảng ở chính giữa chiếm phần lớn giao diện của Asana lại đóng vai trò chủ đạo trong các bước cụ thể thực hiện dự án. Để tạo ra một “văn phòng” làm việc đúng như thực tế, Asana có đầy đủ các công cụ thiết thực như: to-do-list, phân loại công việc, các kế hoạch, dự định.

Sau cùng là mảng bên phải được thiết kế với diện tích khá “khiêm tốn” so với 2 mảng còn lại, đóng vai trò như một bảng ghi chú kèm theo và được sử dụng để bạn bổ sung thêm một số chi tiết cầ lưu ý về các hạng mục dự án đã được quy định trong mảng giữa. Chỉ cần click vào thanh ” Write the Asana review”, bạn sẽ dễ dàng thấy ngay tên từng thành viên với những công việc được phân công cụ thể, đồng thời có thể thêm vào một số comment. Nếu đã hoàn thành một công đoạn nào đó, chỉ cần đánh dấu tick vào trước công việc đó là bạn đã có thể thông báo cho tất cả các thành viên còn lại. Đây chính là một trong số rất nhiều những tính năng khác biệt khiến Asana trở thành một phần mềm có tính tương tác cao: như một group nho nhỏ trên Facebook, nếu một thành viên trong nhóm dự án viết bình luận cho một hạng mục cụ thể nào đó, những người khác sẽ được thông báo ngay lập tức. Với Asana, bạn sẽ không còn cần phải “vật lộn” với hàng tá những email chỉ để cập nhật những thông tin về tiến độ dự án mà mình đang thực hiện. Tính năng này giúp bạn có thể theo dõi dự án một cách rất tiện lợi, tiết kiệm được khá nhiều thời gian, do đó sẽ đẩy nhanh chất lượng và năng suất công việc.

Tính năng nổi bật của Asana

Ứng dụng quản lý công việc Asana hoạt động theo 3 nguyên tắc:

Thông báo công việc chứ không phải thư tínTrao đổi trực tiếp trên chung một trangHành động đồng bộ theo nhóm chứ không riêng lẻ từng người

Các nguyên tắc này đều nhắm tới mục đích chung làcông việc luôn được cập nhật nhanh chóng mà nhẹ nhàng, thể hiện sự minh bạch công tác của mỗi cá nhân, tạo rasự đồng bộ giữa các thành viên trongnhóm hay giữa các bộ phận của một dự án.

Trên cơ sở đó, Asanamang đến cho người sử dụng tất cả những công cụ cơ bản, hiệu quả và thông minh nhất trong công tác quản lý và một môi trường làm việc chuyên nghiệp qua những không gian (workspace) riêng cho mỗi team dự án:

Thao tác trên đầu việc: Asana cho phép chia dự án thành các đầu việc nhỏ với đầy đủ tên người thực hiện, deadline hoàn thành và trình tự ưu tiên công việc.Khi một cá nhân trong dự ánđánh dấu hoàn thành công việc, hệ thống sẽtự động gửi thông báocho tất cả các thành viên còn lại. Mọi người có thể cùng vào bình luận, ghi chú, nhắn tinvà gửi file đính kèm ngay trên hệ thống.

*

Danh sách đầu việc trên Asanađược sắp xếp trình tự ưu tiên từ cao đến thấp

Thay đổi đầu việc: Asana hỗ trợ việc liên kếtmột đầu việc với nhiều dự án khác nhau mà không cần sao chép, đồng thời chuyển đổi từ đầu việc (task) thành một dự án (project) chỉ với một cú nhấp chuột.

Xem thêm: Báo Quân Nhu Là Gì ? Nghĩa Của Từ Quân Nhu Trong Tiếng Việt Quân Nhu Nghĩa Là Gì

*

Asana có tính năngTimelineđể thấy được tổng quan công việccủatất cả dự án

Tạo báo cáo tự động: Ở bản miễn phí, Asana cung cấp biểu đồ báo cáo tiến độ theo từng dự án (progress report) cho biết số nhiệm vụ đã hoàn thành và số nhiệm vụ còn lại. Các báo cáo chuyên sâu hơn sẽ hoạt độngở phiên bản trả phí của phần mềm.

*

Giao diện báo cáo đầy đủ ở phiên bản trả phí của Asana

Tích hợp và bảo mật:Asana được thiết kế đồng bộ vớithời gian thực trên Calendar, giúp việc quản lý thời gian của người dùng được định hướng rõ ràng nhất. Nhiều ứng dụng bên ngoài cũngđược tích hợp cùng nhưSlack, DropBox, Github,… Mỗi dự án / nhiệm vụ trên Asana được phân quyền riêng tư / công khai chặt chẽ, giúp tăng tính bảo mật cho hoạt động củadoanh nghiệp.

Nhược điểm của Asana

Điểm trừ của Asana chính là chi phí sử dụng khá đắt đỏ.Asana cho phép dùng bản miễn phí với những tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo cơ bản,… nhưng chỉ giới hạn số người sử dụng tối đa là 15 thành viên. Nếu số thành viên lớn hơn, bạn phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$ / người dùng / tháng. Với phiên bản này, Asana mới mở thêm các tính năng như tìm kiếm công việc nâng cao, thêm các trường tuỳ chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho dự án,…

Có thể thấy, để được sử dụng trọn vẹn các tính năng ưu việt của Asana, các doanh nghiệp sẽ phải chịu một mức phí khá cao.

Asana thích hợp nhất với các công ty có mô hìnhcộng tác liên chức năng hoặc các công ty lớn, mà một người cần phải tham gia nhiều dự án / phòng ban khác nhau.

Có giải pháp nào thay thế Asana không?

Bên cạnh Asana, trên thế giới hiện nay đã phát triển nhiều phần mềm quản lý công việc như Trello, Jira, Wework, sentory.vncamp, Wrike,… Mỗi giải pháp lại có những tính năng đặc biệt và ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với các nhu cầu khác nhau của người dùng.

Ngay tại Việt Nam, phần mềm quản lý công việc và dự án toàn diện Wework (được phát triển bởi sentory.vn.vn) tự hào lọt top các giải pháp quản trị doanh nghiệp hiệu quả. Ngoài các tính năng cơ bản giống với Asana, Wework có ưu thế hơn ở các tính năng cao cấp:

Có tính năng lọc đầu việc theo các tiêu chí khác nhauCó tính năng tạo các cuộc thảo luận chuyên sâuCó hệ thống APIs mở, tích hợp với hầuhếtcác công cụ làm việc cần thiết như Email, Drive, Microsoft, sentory.vn Apps,… và các ứng dụngcó sẵn của doanh nghiệp

Wework hiển thị các đầu việc ở3 giao diệnbảng Kanban, Gantt chartvàto-do list

Với các tính năng sánh ngang với các giải pháp quốc tế như vậy, nhưng Wework lại có chi phí sử dụng rất Việt Nam. Gói Starter của Wework cho phép tối đa 30 tài khoản, được sử dụng đầy đủ các tính năng, với chi phí chỉ là 1 triệu VNĐ/ tháng, tương đương 1.4$/ người dùng/ tháng. Đặc biệt, Wework đã cho lên kệ tất cả phiên bản ứng dụng tương thích với mọi thiết bị di động thuộc mọi hệ điều hành.

*

Wework sánh ngang với các giải pháp quốc tế,nhưng chi phí sử dụng lạirất phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam

Wework phù hợp nhất với các doanh nghiệp hoặc đội nhóm làm việc theo mô hình cộng tác liên chức năng, công ty nhỏ hoặc lớn đều có thể linh hoạt sử dụng giải pháp nàytrong việc vận hành công việc của mình.

Xem thêm: Đổi 1 Pound Bằng Bao Nhiêu Ký, Quy Đổi Pound Sang Kg, 1 Pound Bằng Bao Nhiêu Kg

Để nhận tư vấn trải nghiệmPhần mềm quản lý công việc và dự án Wework, đăng ký ngay tại đây.

xem thêm các từ khóa:

cách sử dụng asana
cách sử dụng phần mềm asana
hướng dẫn sử dụng asana
cách sử dụng asa

Related Articles

Trả lời

Back to top button